Okazuje się, że pracownicy polskich korporacji czują się przemęczeni, rozproszeni i mało produktywni. Mają też ograniczone możliwości, aby zregenerować energię i zaplanować przerwy na odpoczynek. Dla firmy oznacza to wzrost kosztów i mniejszą wydajność. Jak w tym problemie może pomóc wdrożenie programów wellbeing?

Jak wygląda produktywność pracowników dużych firm?

Badania (1) realizowane od 3 lat przez firmę AON (2) pokazują, że liczba dystraktorów jakie docierają do pracownika w ciągu dnia wynosi średnio 7,1 na godzinę. Te same badania wykazały, że ponad 37% badanych nie potrafi też pracować bez konieczności ciągłego sprawdzania poczty mailowej czy odbierania telefonów. W kontekście koncentracji uwagi aż 36% pracowników stara się być wielozadaniowa, wydłużając wykonywane przez siebie obowiązki nawet o 40% czasu, a ponad 56% unika lub ociąga się z rozpoczęciem działań wymagających skupienia. Mniejsza produktywność oznacza większe koszty dla całej firmy. Czy można coś zrobić, aby poprawić sytuację? Na początku odpowiedzmy sobie na pytanie czym jest ludzka produktywność?

Co to jest produktywność i jak ją zmierzyć?

Produktywność to stosunek ilości wytworzonych w określonym czasie efektów pracy, do ilości wykorzystywanych zasobów (np. energii, informacji, materiałów itp.). A zatem w kontekście ludzkiej produktywności, jest to wypadkowa trzech czynników: czasu, uwagi oraz poziomu energii. Aby zmierzyć produktywność pracowników danej organizacji, firma Human Power (3), proponuje dowiedzieć się:

Czas

• co pracownikom udaje się zrobić przez cały dzień?
• ile czasu przeznaczają na poszczególne zadania?
• jak często odkładają sprawy na później?
• czy właściwie szacują czas na wykonywanie swoich obowiązków i jakie ma to konsekwencje?

Uwaga

Jeśli chodzi o uwagę, to należy rozpatrywać różne jej cechy. Zaliczymy do nich: jakość i zakres uwagi, przerzutność uwagi oraz umiejętność skoncentrowania uwagi (co jest szczególnie cenną zdolnością w świecie pełnym dystraktorów). Dlatego warto zadać pytania:

• na czym skupiają uwagę pracownicy?
• jak łatwo się rozpraszają?
• jak często ulegają dystrakcji w ciągu dnia?
• czy potrafią utrzymać skupienie w dłuższych okresach czasu bez ciągłego sprawdzania powiadomień, maili, telefonu?

Poziom energii

Poziom energii decyduje o stopniu zaangażowania w wykonywaną pracę. Najlepsze wykorzystanie posiadanej wiedzy, umiejętności i pozyskiwanych informacji możliwe jest przy optymalnym poziomie energii witalnej. A na tą składają się energia fizyczna, emocjonalna i mentalna. Warto zatem zaobserwować:

• z jakimi emocjami pracownicy zaczynają dzień?
• ile zapału i motywacji mają do wykonywanych zadań?
• na ile i w jaki sposób emocje pracowników zmieniają się w ciągu dnia?
• jaki poziom energii mają w ciągu dnia?
• jaki styl pracy obowiązuje w ich zespole i jak regenerują energię?
• jakie zadania realizują podczas swojego energetycznego optimum?

Jak swoją produktywność oceniają pracownicy?

Warto zapytać także samych zainteresowanych. W tym celu można przeprowadzić wśród zatrudnionych krótkie badanie ankietowe na temat poziomu energii i stylu pracy. Badania realizowane w dużych firmach przez firmę Human Power wykazały, że:

• średnio 32,4% pracowników twierdzi, że ich obecny sposób działania wpływa negatywnie na ich efektywność w pracy,
• 26,5 % myśli o zmianie pracy z powodu przeciążenia i zmęczenia obowiązkami zawodowymi,
• prawie 40% uważa, że organizacja pracy w firmie nie pozwala im na produktywną pracę.

Te liczby dają do myślenia przełożonym i zmuszają do podjęcia decyzji odnośnie wdrożenia przemyślanych zmian.

Koszty niskiej produktywności

Warto także oszacować, ile kosztuje firmę funkcjonowanie pracowników, którym ciężko skoncentrować się na zadaniu lub odzyskać energię. Zmierzono, że mózg potrzebuje około 10 do 25 minut, aby ponownie wejść w proces myślenia o jakimś zadaniu po rozproszeniu. Wielozadaniowość jest zatem wrogiem produktywności. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że pracownicy zapraszają się nawet 7 razy w ciągu godziny, to czas realizacji zadań może opóźniać się nawet o 2-3 godziny dziennie. Oczywiście nie należy tu brać pod uwagę takich działów jak obsługa klienta, sprzedaż czy call center, ponieważ ich styl pracy charakteryzuje się dużą różnorodnością bodźców.

Aby obliczyć ile kosztuje firmę funkcjonowanie jednego pracownika, który nie może pracować w stanie pełnej uwagi, można zastosować wzór:

x = y * t * z

y – liczba rozproszeń

t – czas powrotu do skupienia się na zadaniu (średnio 10 – 25 minut)

z – stawka godzinowa pracownika

Jeśli pomnożymy uzyskaną liczbę przez liczbę pracowników w danym zespole, to wynik może być zaskakujący. Znając te dane oraz mając odpowiedzi na postawione wcześniej pytania, można już określić dokładnie, na czym polega problem oraz podjąć konkretne postępowanie w celu poprawy produktywności zatrudnionych. Do takich działań należą czynności z zakresu wellbeingu pracowników. Nie da się bowiem cofnąć czasu, ale można lepiej zarządzać energią i ułatwić koncentrację uwagi poprzez wprowadzenie przemyślanej strategii wellbeing. Zmiany te wprowadzą korzyści zarówno dla pracowników (którym będzie pracować się lepiej), ale również dla całej firmy, która z czasem zanotuje większą wydajność przy mniejszych kosztach.

Na co zwrócić uwagę planując wdrożenie strategii wellbeing w firmie?

Produktywność zależy w dużym stopniu od codziennych nawyków pracowników. Ogromne znaczenie mają podstawowe zachowania, takie jak sen, odpoczynek w ciągu dnia, odżywianie, nawodnienie czy aktywność fizyczna. Ważne jest także środowisko pracy i kultura organizacyjna. Przekładają się one m.in. na poziom energii witalnej, odporność emocjonalną czy koncentrację uwagi.

Efektywność zawodowa pracowników jest obniżona kiedy:

• odczuwają w pracy zniechęcenie, strach lub niepokój
• mają poczucie, że tracą dużo czasu i energii na rzeczy zupełnie nieistotne
• muszą pracować po godzinach lub przynoszą pracę do domu
• śpią zbyt krótko i budzą się niezregenerowani
• jedzą wysoko przetworzoną żywność
• nadużywają cukru
• piją dużo czarnej herbaty, kawy lub napojów energetycznych
• nie uprawiają ćwiczeń fizycznych regularnie

Dlatego planując wdrożenie działań z zakresu wellbeing i wellbeing należy zarówno edukować, jak i stworzyć pracownikom warunki do optymalnego wykorzystania przez nich poziomu ich energii witalnej.

Aby zwiększyć produktywność pracowników programy CW mogą pomóc poprzez:

Edukowanie:

• jak ustalać codzienne priorytety
• jak zaplanować dzień, aby mieć czas na pracę w skupieniu
• jak przygotować dobrze zbilansowane posiłki
• jak zapobiegać chorobom zawodowym i wypaleniu zawodowemu

Organizowanie:

• czasu na odpoczynek i regenerację energii
• grup do uprawiania wspólnie regularnej aktywności fizycznej
• zajęć pracy z ciałem typu joga, zdrowy kręgosłup, tai chi
• systematycznych przerw na ćwiczenia biurowe
• regularnych masaży biurowych
• dni zdrowia i spotkań ze specjalistami z zakresu fizjoterapii, medycyny, dietetyki

Działania wellbeingowe powinny natomiast umożliwiać pracownikom:

• reagowanie na sygnały z ciała i umysłu np. przez odpoczynek w czasie pracy
• realizację zadań w oparciu o swoje energetyczne optimum
• sprawną komunikacji między współpracownikami i działami
• sprawne działanie systemów i procedur, aby zminimalizować czas realizacji zadań
• jak najlepszą eliminację dystraktorów
• przestrzeganie zasad dotyczących limitu dziennej liczby godzin pracy
• minimalizowanie czynników stresogennych
• budowania życia rodzinnego i/lub towarzyskiego
• dbanie o dobre samopoczucie

Przypisy:

1) Badania realizowane kwestionariuszem Power Audit do pomiaru poziomu energii w organizacji

2) AON: Global Employee Experience Measurement Research, 2018

3) Raport Mental Master 2018, Human Power